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직장인 예절
명함 교환은 이렇게~

직장생활에서는 다른 사람의 명함을 받을 기회가 많다. 명함을 주고 받는 부분도 그 사람의 인격을 나타낼 수 있으니 조심해야 할 부분이다. 알 듯 말 듯한 명함 교환 예절을 살펴본다.

명함은 방문자가 먼저 준다.
2명 이상이 방문했을 때는 높은 직위 자부터 차례로 준다.
명함을 줄 때는 'OOO입니다. 잘 부탁합니다'라고  말하며 명함 위쪽을 양손으로 집거나 한 손은 명함 쥔 손을 받치는 듯이 하며 건 낸다.
상대의 명함을 받을 때에는 양손으로 받으면서 머리를 약간 숙여 인사를 하며 받는다.
명함을 받으면 성명을 확인한다. 읽기 어려운 한자는 그 자리에서 읽는 법을 물어서 후에 실례가 되지 않도록 한다.
받는 명함은 그날 중으로 만난 일자, 소개자, 만난  장소, 기타 메모를 명함에 기록해 두면 후에 편리할 때가 있다.
 
타인에게 소개되었을 때

신입사원 시절에는 상사나 선배로부터 초면의 사람에게 소개되는 경우가 많이 있어 어떤 말과 행동을 해야할지 당황스러울 때가 있다.

가만히 서 있으면 상대방에게 실례일 뿐 아니라 소개하는 사람에게도 실례가 된다.

상사나 선배의 소개하는 말이 끝나면 정중히 인사를 하며 'OOO라고 합니다. 잘 부탁드립니다.'라고 하며 명함을 준다.

소개받은 사람이 외부인이라든가 고객일 경우에는 소개하는 사람에게 평소에 도움을 받고 있다는 뜻의 말로 소개자의 품위를 높여 주는게 좋다.

응접실 같은 곳에서는 상대로부터 '어서 앉으십시오'라는 말이 있은 후 의자에 앉는 것이 예의다.

전화 응대

전화는 상대방의 모습을 보지 못하고 음성으로만 의사전달이 되므로 상대방의 말에 따라 감정이 좌우되기도 한다.

그러므로 전화통화에서는 자신과 상대방의 기분이 상하지 않도록 전화 예절에 유의하는 것이 좋다..

바른 말을 사용하고, 상대의 해석에 따라 이해되는 말은 피해서 쓰는 것이 좋으며 필요 이상의 수식어, 경어를 사용하는 것은 본래 뜻에서 벗어나기 쉬우므로 자제하는 것이 좋다.

전화 응대시 메모를 해야 하거나 다른 직원에게 통화 내용을 전달해 주어야 할 경우도 있으므로 메모 준비를 하며, 특히 숫자, 일시, 장소, 이름 등에 관해서는 주의를 기울이는 것이 필요하다.

어떠한 경우라도 '기다리세요', '모릅니다', '할 수 없습니다', '없습니다', '뭐라구요' 라는 말은 해선 안되며, 필요 이상의 큰 소리로 상대에게나 주변 사람에게 폐가 되지 않도록 한다.

상대방이 불쾌한 투로 나오더라도 맞서 싸우지 말고 상대방을 진정시키거나 적당히 전화를 끊으며 잘못 걸려온 전화도 예의 바르게 응대한다.

전화 걸 때

전화를 걸 때에는 용건, 대화 할 내용, 대화 순서를 머릿속으로 정리한 후 필요한 서류, 자료를 정돈한다. 복잡한 내용은 메모해 두는 편이 좋다.

상대의 번호를 확인 후 전화를 건다.

상대가 나오면 우선 "OO회사의 OOO입니다."라고 자신의 이름을 밝히고 "OO회사의 OOO입니까?"라고 상대를 확인한다.

간단히 인사 또는 일전의 감사의 뜻을 전한 뒤 용건을 간단하게 순서대로 이야기하고 중요한 점은 정리해서 상대가 이해했는지 반드시 확인한다.

용건이 끝나면 그것에 걸맞은 인사말("감사합니다", "번번히 죄송합니다.", "실례가 많았습니다.")을 하고 상대방이 끊었는지 확인한 후 수화기를 조용히 놓는다

도중 전화가 끊겼다면 원칙적으로 전화를 건 쪽에서 다시 전화를 걸고 "방금 전화가 끊겼습니다. 대단히 실례했습니다."라고 끊긴 것에 대해 사과한다.

 
전화 받을 때

상대가 기다리지 않도록 벨이 1~2회 이내 울리기 전에 받으며 전화를 받기 전 메모지와 연필을 준비한다.

수화기를 들면 상대로부터 확인 받기 전 이쪽에서 담당부서를 밝힌다.

* 사외 : "감사합니다. OO회사의 OO과 OOO입니다."
* 사내 : "감사합니다. OO과 OOOO 입니다."

상대를 확인하다 상대가 이름을 밝히지 않아 누구인지 불명확한 경우엔 '실례합니다만 어느 분 되십니까"'하고 묻고, 확인이 된 경우 간단한 인사 또는 평상시 감사의 뜻을 전달한다.

용건을 확인하고 전달해야 할 경우엔 반드시 메모한다.

용건을 마치면 간단한 인사를 하고 상대가 끊고나서 조용히 전화기를 놓는다.

* 전화는 전화한 쪽에서 먼저 끊는 것이 원칙이다.

[그외 상황대처법]
상황 대답 요령
전화를
바꾸어 줄 때

"네, 잠시(잠깐/조금)만 기다려 주십시오. 바꾸어 드리겠습니다."

전화를 건 사람이 신분을 밝히지 않은 경우에는 "누구(시)라고 전해 드릴까요(여쭐까요)?" 라고 물어본다.

상대방이 찾는 사람이 없을 때

"지금 안계십니다. 들어오시면 뭐라고 전해 드릴까요?"

"지금 자리에 안계십니다. 잠시 후에 다시 걸어주시기 바랍니다."

찾는 사람이 언제쯤 올 것인지 알려주고 다시 걸도록 하거나 용건을 자세히 적어 전해준다. 전언은 6하 원칙에 의거, 빠지는 사항이 없도록 하고 전화를 건 사람에게 다시 확인한다.

전화건 상대방이 찾는 사람이
전화를 당장 받을 수 없는 경우

"OOO은 지금 다른 전화를 받고 있으니 잠시 기다려 주십시오."

"지금 회의(출장)중이니 OO시간(분, 일)후에 다시 전화해 주십시오."

기다리는 시간이 너무 길어질 경우에는 "죄송합니다만, 회의(통화)가 길어지는 것 같으니 잠시만 더 기다려 주십시오(또는 다시 걸어 주십시오, 또는 전화를 드리도록 하겠습니다)."

본인이 전화를 바꿔 받은 다음에 "너무 오래 기다리시게 해서 죄송 합니다. OO과의 OOO입니다"라고 정중히 말한다.

*자료 : FreeCS, 국제매너센터, SMIPS, 블로그 등 아젠다넷 재정리
급할 때 꼭 헷갈려~ 영문,한자 직급 표기
직급 한자 영문
회장 會長 Chairman & CEO
부회장 副會長 Vice Chairman & CEO
사장 社長 President & COO
부사장 副社長 Vice President
전무이사,전무 專務理事 Senior Managing Director
상무이사,상무 常務理事 Managing Director
이사,이사대우 理事 Director
감사 監査 Auditor General
고문,자문 顧問 Advisor
부장 部長 General Manager
본부장,부장 本部長 Director
부장대리 部長代理 Deputy general manager
차장 次長 Deputy general manager
실장 室長 general manager
과장 課長 Manager
대리 代理 Assistant Manager
계장 係長 Chief
주임 主任 Assistant Manager
주임기사 主任技士 Staff engineer
기사 技士 Engineer
수석연구원 首席硏究員 Principal Researcher(Research Engineer)
책임연구원 責任硏究員 Senior Researcher(Research Engineer)
선임연구원 先任硏究員 Research Engineer
전임연구원 專任硏究員 Associate Researcher(Research Engineer)
주임연구원 主任硏究員 Associate Researcher(Research Engineer)
상임고문 常任顧問 Executive Advisor
전문위원 專門委員 Research Fellow
*자료 : 성공하는 사람들의 비법(카페), www.2buyad.com, KBHUB Success Forum 아젠다넷 재정리
 
직위(職位) 한자 영문
사 장 社長 President & Chief Executive Officer
부 사 장 副社長 Senior Executive Vice President
전무이사 專務理事 Executive Vice President
상무이사 常務理事 Senior Vice President
이사/이대 理事/理待 Director
부장/부대 部長/部待 General Manager
차 장 次 長 Deputy General Manager
과 장 課 長 Manager
대 리 代 理 Assistant Manager
사 원 社 員  

부서(部署) 한자 영문
기 획 실 企 劃 室 Planning Dept
고객만족실 顧客滿足室 Custommer Satisfaction Dept
총 무 부 總 務 部 General Affairs Dept
경 리 부 經 理 部 Accounting Dept
택배업무부 宅配業務部 Parcel Service Support Dept
택배영업부 宅配營業部 Parcel Service Sales Dept
택배마케팅부   Marketing & Pricing Dept
택배운영부 宅配運營部 Parcel Service Operation Dept
시설관리부 施設管理部 Facilities Management Dept
국내물류부 國內物流部 Logistics Management Dept
물류개발부 物流開發部 Third Party Logistics Dept
항공업무부 航空業務部 Air Operation Dept
항공영업부 航空營業部 Air Sales Dept
해운업무부 海運業務部 Ocean Operation Dept
해운영업부 海運營業部 Ocean Sales Dept
경영개선팀 經營改善팀 Management Improving Team
e- BIZ부 e-BIZ部 e-Business Dept

by 아젠다넷 아젠다분석팀